Persondatapolitik for Lille Næstved Idrætsforening
  

Introduktion
For at kunne drive en forening er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.
Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:
 
Kontaktoplysninger på persondataansvarlige
Kasserer: Susanne Munksgaard, susanne@lni.dk
Formand: Majbrit Kristiansen, majbrit@lni.dk
 
Dataansvarlig
Webmaster: Henrik Stæhr, henrik@lni.dk
 
Vores behandling af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis dine forældre, har udleveret til os i forbindelse med dit medlemskab af vores forening.
Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores forpligtelser over for dig som medlem, som ansat instruktør eller som modtager af vederlag eller diæter i forbindelse med foreningsaktiviteter.
Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, telefon, e-mail og fødselsdato
• Sportsgren, resultater
• Indbetaling af kontingenter
• Data om økonomiske transaktioner som CPR-nummer, bankoplysninger, udbetalinger og indberetning til eksempelvis Skat og kommunale forvaltninger

Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).
Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.
Du har altid ret til at klage til Datatilsynet.
 
Oplysninger, som vi videregiver
Vi videregiver ikke personlige oplysninger om dig som medlem eller instruktør. En undtagelse kan dog være disse tilfælde:

• Med dit samtykke

Vi kan videregive personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for foreningen, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

• Til ekstern databehandling

Vi kan videregive personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

• Af juridiske årsager

Vi kan videregive personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for foreningen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde foreningen fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

 Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan vores medlemmers valg af idræt fordeler sig. Eller på vores sociale medier vise ikke-person bestemte billeder fra f.eks. opvisninger og/eller konkurrencer
 
Informationssikkerhed
Vi arbejder hårdt for at beskytte vores medlemmer og instruktører mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i Lille Næstved Idrætsforening:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på foreningens vegne.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personer med adgang til informationssystemer.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Skulle vi modtage formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at behandle klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores medlemmer.
 
Ændringer
Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på vores hjemmeside: lni.dk, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (via nyhedsbreve eller direkte e-mail).

Revisionshistorik
Version      Note                                                               Dato                                    Redigeret af
V0.9           Første udkast til skabelon                             13. marts 2017                    Tor Valstrøm, DGI
V1.00         Skabelon tilrettet Næstved Idræts Union      29. marts 2018                    Ole Hansen, NIU
V1.1           Skabelon tilrettet Ll.Næstv.Idrætsforening    24. maj  2018                      Majbrit Kristiansen, LNI